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Leitfäden

So erstellen Sie eine Rechnung mit BillMyTime

Aktualisiert 28. Juni 2026 · Geprüft vom Engineering-Team von Spainlink

Das ist der vollständige Weg zu einer fertigen Rechnung in BillMyTime — von der einmaligen Admin-Einrichtung bis ein Auftragnehmer das PDF erstellt. Fünf kurze Schritte, jeder mit einem Clip der echten Programmoberfläche.

Wenn Sie die Überlegungen hinter genehmigter und abrechenbarer Zeit, Währungsumrechnung und Steuerbehandlung möchten, lesen Sie zuerst wie aus Clockify-Stundenzetteln Auftragnehmer-Rechnungen werden. Der erste Leitfaden ist das Warum; dieser ist das Wie, im Produkt.

  1. Admin

    Richten Sie das abzurechnende Unternehmen ein

    Melden Sie sich als Admin oder Inhaber an und tragen Sie die Unternehmensdaten ein. Das ist das Unternehmen, das die Rechnung des Auftragnehmers erhält, und es erscheint im Bill-To-Bereich jeder im Workspace erstellten Rechnung.

    • Tragen Sie die Bill-To-Daten ein: Unternehmensname, Steuernummer, Adresse und E-Mail.
    • Entscheiden Sie, ob Auftragnehmer Bill To bearbeiten dürfen — Häkchen setzen, damit sie es ändern können, Häkchen entfernen, um dieselben Daten für alle im Workspace festzulegen.
  2. Auftragnehmer

    Tragen Sie Ihre eigenen Rechnungsdaten ein

    Jeder Auftragnehmer richtet seine eigenen Daten ein — egal, ob Sie als Freelancer oder als Unternehmen mit einem B2B-Vertrag abrechnen. Sie können alles jederzeit ändern.

    • Bill From: Ihr Name oder Firmenname, Steuernummer, Adresse, Zahlungsdaten sowie optional ein Logo und Notizen.
    • Der Stundensatz ist der abrechenbare Satz, den Sie berechnen. Die Währung ist die, in der die Rechnung erstellt wird — wählen Sie USD, kommt sie in USD heraus, wählen Sie EUR, kommt sie in EUR heraus.
    • USD zu EUR wird automatisch zum Kurs der Europäischen Zentralbank umgerechnet, sodass Sie ihn nie von Hand nachschlagen müssen.
    • Steuern: Benennen Sie die Bezeichnungen für die aufzuschlagende Steuer und die Quellensteuer für Ihr Land um und legen Sie die Prozentsätze fest. Nichts ist auf eine Rechtsordnung festgelegt, und Sie können es jederzeit ändern.
    • Bill To ist je nach Admin-Einstellung aus Schritt 1 gesperrt oder bearbeitbar.
  3. Auftragnehmer

    Reichen Sie Ihren Stundenzettel zur Genehmigung ein

    Reichen Sie Ihren Clockify-Stundenzettel für den Zeitraum ein. Das ist der erste Schritt zu einer Rechnung — BillMyTime rechnet nur genehmigte Zeit ab, der Stundenzettel muss also eingereicht werden, bevor etwas erstellt werden kann.

  4. Admin

    Genehmigen Sie den Stundenzettel

    Ein Admin prüft den gerade eingereichten Stundenzettel und genehmigt ihn. Sobald er genehmigt ist, sind die abrechenbaren Stunden darauf bereit, zu einer Rechnung zu werden.

  5. Auftragnehmer

    Erstellen Sie die Rechnung

    Wenn der Stundenzettel genehmigt ist, erstellen Sie die Rechnung. BillMyTime verwandelt die genehmigten und abrechenbaren Stunden in unter zehn Sekunden in ein standardisiertes, steuerlich aufbereitetes PDF — Währung umgerechnet, Steuer- und Quellensteuerzeilen angewendet, jedes Mal dasselbe Format.

Häufige Fragen

Brauchen Auftragnehmer Admin-Zugriff, um eine Rechnung zu erstellen?
Nein. Nur die einmalige Einrichtung des Unternehmens (Bill To) benötigt einen Admin oder Inhaber. Danach trägt jeder Auftragnehmer seine eigenen Daten ein, reicht seinen Stundenzettel ein und erstellt — sobald ein Admin ihn genehmigt hat — seine eigene Rechnung.
Warum erscheint meine genehmigte Zeit nicht auf der Rechnung?
Nur Zeit, die sowohl genehmigt als auch abrechenbar ist, wird zu einer Rechnungsposition. Genehmigte Zeit, die als nicht abrechenbar markiert ist, wird automatisch ausgeschlossen — prüfen Sie also, ob die Einträge in Clockify als abrechenbar markiert sind.
Kann ich die Steuer-Bezeichnungen für mein Land ändern?
Ja. Sowohl die Bezeichnung der aufzuschlagenden Steuer (USt., GST, IGIC…) als auch die der Quellensteuer (IRPF, TDS…) sind Freitext, und die Prozentsätze sind jederzeit editierbar. Nichts ist auf ein Land festgelegt.
In welcher Währung wird die Rechnung erstellt?
In der, die Sie in Ihren Einstellungen wählen. Wenn Sie in USD erfassen und in EUR abrechnen, rechnet BillMyTime den Betrag automatisch zum veröffentlichten Kurs der Europäischen Zentralbank für den Zeitraum um.